Gruppenfahrt

Kommen Sie gemeinsam mit Ihrer Gruppe zum Kirchentag nach Dortmund.

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Kirchentag ist ein Gruppenerlebnis! Das gemeinsame Reisen verbindet. Es schafft gemeinsame Erlebnisse und damit nachhaltige Verbindungen zwischen Menschen. Der Kirchentag soll für alle zu einem besonderen Erlebnis werden. Vor allem für die Organisator*innen einer Gruppenfahrt ist das ein großer Planungsaufwand. Wir haben für Sie die wichtigsten Informationen zusammengestellt. So kommen Sie und Ihre Gruppe gut durch die Vorbereitungszeit.

Sie möchten Teilnehmer*in einer Gruppenfahrt werden? Sie können jederzeit in Ihrer Gemeinde oder in Ihrem Kirchenkreis anfragen, ob eine Gruppenfahrt angeboten wird. Auch die Landesausschüsse Ihrer Landeskirche beantworten Ihnen gerne Ihre Fragen.

Wie kann ich für den Kirchentag werben?

Vielleicht kennen sie Gruppen, Vereine oder Organisationen, die sie gerne einladen möchten? Oder sogar darüber hinaus: Sie haben die Möglichkeit auch Anzeigen in der Tageszeitung und dem Lokalradio zu schalten

Weitere Werbemöglichkeiten:

  • Werbung in Ihren Gemeindegruppen
  • Informationen im Gemeindebrief
  • Gründung einer Facebookgruppe
  • Interessierte über eine Nachbarschafts-App finden

Ihr Engagement macht die Vielfalt des Kirchentags aus!

Informations- und Werbematerial

Informations- und Werbematerial können Sie von unserer Website herunterladen. Sie können das Material auch per Mail bei marketing@kirchentag.de bestellen.

Hier finden Sie unter anderem:

Inhaltliche Vorbereitung - Das Vortreffen

Organisatorisch und inhaltlich lohnt es sich, die Fahrt auf den Kirchentag vorzubereiten. Wir empfehlen es, ein Vortreffen zu veranstalten. Bei diesem kann es neben der inhaltlichen Vorbereitung auch um ein besseres Kennenlernen geht. Weitere Punkte können sein:

  • Auswahl der Veranstaltungen
  • Gespräche über die Losung und die Bibeltexte des Kirchentages
  • thematische Vorbereitung für bestimmte Veranstaltungen

Informationen und Textvorlagen, z.B. für Gemeindebriefe, finden Sie in unserem Downloadbereich oder im Shop.

Konzepte entwickeln

Gruppen setzen sich oft aus ganz unterschiedlichen Menschen zusammen. Wählen Sie die Angebote so, dass sie zur Gruppe passen. Jede Gruppe hat ihre eigenen Bedürfnisse. Der Besuch der Veranstaltungen kann je nach Interesse und Zielgruppe zusammen in der Gruppe oder einzeln erfolgen. Folgende Ideen können Sie bei der Entwicklung bedenken:

Für Jugendliche ist eine Gruppenfahrt mit Unterbringung in einem Gemeinschaftsquartier sam beliebtesten. Für Senioren eignet sich ein Besuch mit ausgewähltem Programm. Übernachtet wird am besten im Privatquartier oder Hotel. Eine Erwachsenengruppe mit Berufstätigen aus der Region könnte zum Beispiel einen Samstag als Ausflugstermin wählen.

Planen Sie eine Gruppenfahrt mit einer inklusiven Gruppe oder für Menschen mit Behinderungen? Dann unterstützt Sie das Team von „Kirchentag barrierefrei“ gerne.

Telefon: 0231 99768-510 oder Mail: barrierefrei@kirchentag.de

Ein Treffen mit der Partnergemeinde im Ausland bietet sich auf dem Kirchentag auch gut an. Unterstützung bekommen Sie durch das Team "Kirchentag International".

Mail:international@kirchentag.de

Kalkulation und Kostenaufstellung

In Ihrer Aufstellung listen Sie die Gebühren für die Teilnahme (Tagungsbeiträge, Unterbringungspauschalen und Versandkosten) auf. Zusätzlich können weitere Kosten entstehen, die Sie in Ihrer Kalkulation berücksichtigen sollten. Wichtig ist, die Kosten im Vorfeld klar an alle Teilnehmenden zu kommunizieren. Außerdem sollten Sie eine Kostenübersicht zur Verfügung zu stellen.

Weitere Kosten können sein:

  • An- und Abreise 
  • Tickets für öffentliche Verkehrsmittel vor Ort
  • Verpflegung
  • evtl. Eintritte für Veranstaltungen außerhalb des Kirchentages

Neben den Ihnen bereits bekannten Wegen, Fundraising in ihrem Umfeld zu betreiben, berät Ihr Landesausschuss Sie gerne zu Zuschussmöglichkeiten aus kirchlichen Fördertöpfen. Die jeweilige Ansprechperson finden Sie unter www.kirchentag.de/service/kontakt/landesausschuesse.html.

Gruppe anmelden

  • Über "Mein Kirchentag"melden Sie Ihre Gruppe an. Dort können Sie auch die Teilnehmer*innen-Liste verwalten.

  • Klären Sie vor der Anmeldung, welche Kartentypen von der Gruppe gewünscht wird. Wenn Gruppenmitglieder Anspruch auf Ermäßigung haben, reichen Sie bitte die entsprechenden Nachweise ein. Sie können diesen bei der Anmeldung hochladen.

  • Die Daten werden gespeichert und können einfach geändert und ergänzt werden. Außerdem können Sie eine Übersicht als Excel-Liste herunterladen.

  • Es gibt verschiedene Übernachtungsmöglichkeiten. Gemeinschaftsquartiere und Privatquartiere werden vom Kirchentag organisiert. Hotels hingegen nicht. Bitte geben Sie die Kontaktdaten und das Geburtsdatum der einzelnen Gruppenmitglieder an, wenn Sie eine Unterbringung buchen.

  • Bei Nicht-Erscheinen einer Person können Dauerkarten noch bis Donnerstag, 20.06.2019, 14.00 Uhr zurückgegeben werden. Geben Sie daher die Dauerkarten erst am Anreisetag an die Teilnehmer*innen aus. Überzählige Karten können Sie dann einfach wieder abgeben.

Datenschutz

Bitte informieren Sie Ihre Gruppenfahrtteilnehmenden darüber, dass Sie dem Kirchentag nötige personenbezogene Daten zur Anmeldung der Gruppe übermitteln. Lesen Sie zur Verarbeitung der Daten beim Kirchentag unsere Datenschutzerklärung.

An- und Abreise

Bei den zahlreichen Besuchern des Kirchentages ist es teilweise schwierig die Gruppe zusammenzuhalten. Oder Ihre Gruppe entscheidet sich dafür, den Kirchentag getrennt zu besuchen. Aus diesem Grund ist es wichtig, besonders bei der An- und Abreise, gemeinsame Treffpunkte und Uhrzeiten zu vereinbaren. Bitte achten Sie darauf, dass alle Teilnehmenden die Telefonnummer der Gruppenleiter*innen zur Hand haben. Dies ist wichtig, falls sie sich aus den Augen verlieren. Dazu kann Ihnen die „Gruppen-Notfall Karte“ helfen. Im Notfall können die Helfer*innen des Kirchentages damit schnell Kontakt zu ihrer Gruppe herstellen.

Nachbereitung

Um sich über die gemeinsamen und verschiedenen Eindrücke auszutauschen, bietet sich ein Treffen nach dem Kirchentag an. Die Zufriedenheit der Gruppe gilt als Lohn für Ihr Engagement bei der Vorbereitung. Außerdem kann sie als Grundstein für kommende Projekte oder die nächste Fahrt zum Kirchentag gelegt werden.

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